Poświadczenie dokumentów w postępowaniach przetargowych: Co, jak i kiedy?

Dokumenty wymagające oryginału

Aby realizować przetargi należy wygrać odpowiednie postępowanie. W tym celu niezbędne jest złożenie poprawnej oferty. Ta czynność może wymagać poświadczenia dokumentów za zgodność z oryginałem. Nie zawsze jednak można to wykonać samodzielnie.

Dobrym przykładem może być oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Ono zawsze musi być złożone w oryginale. Podobnie jest z dokumentami, które uzyskano w formie elektronicznej i już zostały podpisane przez ich wystawcę. Takie oświadczenia lub formularze są oryginałami i nie wymagają dodatkowego podpisu.

Nie można także poświadczać dokumentów, które dotyczą innego podmiotu. Odnosi się to zarówno partnerów w konsorcjum, jak i podmiotów udostępniających swoje zasoby czy podwykonawców zgłaszanych na przetargi. Szerzej o tej kwestii piszemy poniżej.

Jak przygotować poświadczoną kopię dokumentu?

Od kilku lat rynek zamówień publicznych w Polsce jest zelektronizowany. Dzięki temu sam proces poświadczania zgodności jest dużo prostszy. Jeśli dokument składany na przetargi był wystawiony w formie elektronicznej i już zawiera poprawny podpis, to nie trzeba nic z nim robić – stanowi oryginał, który można przekazać zamawiającemu.

A co z wersjami papierowymi? W tym wypadku wystarczy zeskanować dokument (można też wykonać jego czytelne zdjęcie), a następnie podpisać plik za pomocą podpisu elektronicznego. Można użyć podpisu kwalifikowanego, a w przypadku postępowań krajowych poniżej progów unijnych również podpisu zaufanego lub osobistego.

Najczęstsze błędy przy poświadczaniu dokumentów

Mimo jasnych regulacji dotyczących poświadczania dokumentów, nadal na rynku dominują problemy w tym zakresie. Wykonawcy popełniają typowe błędy, które w efekcie prowadzą do wezwań do uzupełnień lub nawet odrzucenia oferty składanej na przetargi.

O jakich sytuacjach mowa? Przykładowo niepotrzebne jest dodawanie adnotacji "za zgodność z oryginałem" na skanie dokumentu czy kopiowanie go przed skanowaniem. Niepotrzebnie komplikujemy sobie w ten sposób pracę, ponieważ zamawiający i tak będzie bazować na podpisanym elektronicznie pliku. Warto także pamiętać, że najwygodniejszy format do składania dokumentów to PDF, gdyż zapewnia on dobrą jakość skanu i kompatybilność z większością systemów informatycznych.

Jak poświadczyć wiele dokumentów naraz?

Co zrobić, gdy do poświadczenia jest wiele dokumentów? Na szczęście nie trzeba podpisywać każdego pliku oddzielnie. Wiele programów do podpisu elektronicznego pozwala na podpisanie grupy plików jednocześnie, co znacznie przyspiesza proces. Alternatywnie można także skompresować dokumenty do formatu ZIP lub 7Z i podpisać całe archiwum. Pamiętajmy jednak, by nie używać formatu RAR, ponieważ często nie jest on akceptowany przez zamawiających. Podstawą prawną jest w tym wypadku Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

Jeśli zdecydujemy się na skompresowanie plików, musimy pamiętać o przekazaniu zamawiającemu nie tylko podpisanego archiwum, ale również oddzielnego pliku z podpisem.

Co zrobić, jeśli dokumenty dotyczą innego podmiotu?

W praktyce bardzo często wykonawcy nie składają oferty samodzielnej. Wchodzą w różnego rodzaju konsorcja czy współprace, które mają zwiększyć szanse na sukces w przetargach. Jak w tej sytuacji wygląda poświadczanie dokumentów? Istnieją dwie możliwości. Po pierwsze, podmiot trzeci może samodzielnie poświadczyć dokumenty, które go dotyczą, i przekazać je liderowi w wersji elektronicznej. Po drugie, można samemu poświadczyć dokumenty partnera, ale tylko na podstawie pełnomocnictwa. Musi być ono dołączone w formie elektronicznej i podpisane zgodnie z wymogami dla danego postępowania. Zazwyczaj poświadczenie na takim dokumencie składa mocodawca, ale zdarzają się też sytuacje, gdy widnieje na nim podpis elektroniczny notariusza.

artykuł sponsorowany