Podpis elektroniczny w firmie: Jak Autenti usprawnia księgowość i HR

Korzyści dla księgowości i finansów

Zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES) w finansach zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa prawnego, równoważny podpisowi własnoręcznemu:

• Sprawozdania finansowe (KRS) – roczne sprawozdania składane do e-KRS muszą posiadać formę elektroniczną i być opatrzone podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym. Autenti umożliwia członkom zarządu (także zagranicznym, nieposiadającym numeru PESEL) szybkie złożenie podpisu QES, co usprawnia proces raportowania bez wizyt w urzędach.
• Faktury i archiwizacja – choć faktury nie wymagają podpisu do ważności, użycie QES gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści dokumentu (zgodnie z ustawą o VAT). Ułatwia to bezpieczną, cyfrową archiwizację i chroni przed kwestionowaniem dokumentów przez organy skarbowe.
• Jednolity Plik Kontrolny (JPK) i deklaracje – pliki JPK oraz deklaracje podatkowe można skutecznie podpisywać i wysyłać przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego, co jest standardem w profesjonalnych działach księgowych.
• Kluczowe kontrakty – umowy leasingowe, cesje wierzytelności czy pełnomocnictwa ogólne wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny spełnia ten wymóg w świecie cyfrowym, nadając dokumentom pełną moc prawną.

Cyfrowe akta osobowe i nowoczesny HR

Platforma Autenti pozwala zoptymalizować pracę działu kadr, dobierając odpowiedni typ podpisu do wagi dokumentu:

• Umowy o pracę i kontrakty B2B – pracodawca, podpisując umowę o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zachowuje wymaganą prawem formę pisemną. Pozwala to na w pełni zdalne i zgodne z Kodeksem pracy zatrudnianie pracowników.
• Codzienna dokumentacja pracownicza – wnioski urlopowe, oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem czy potwierdzenia odbioru sprzętu nie wymagają drogiego podpisu kwalifikowanego. W Autenti obsłużysz je za pomocą standardowego e-podpisu, co jest rozwiązaniem szybkim i efektywnym kosztowo.
• Onboarding zdalny – kandydat może podpisać komplet dokumentów (umowę, NDA, RODO) przed pierwszym dniem pracy, korzystając z komputera lub smartfona, co znacząco poprawia „candidate experience”.

QES w chmurze – wygoda bez czytników

Autenti rewolucjonizuje korzystanie z podpisu kwalifikowanego, przenosząc go do chmury. Oznacza to koniec z uciążliwymi kartami kryptograficznymi i czytnikami USB:

• Mobilność – klucz prywatny jest bezpiecznie przechowywany w certyfikowanym urządzeniu (HSM) w chmurze.
• Autoryzacja mobilna – złożenie podpisu wymaga jedynie wpisania kodu PIN lub potwierdzenia w aplikacji mobilnej, co zajmuje kilka sekund.
• Dostępność – dzięki współpracy z dostawcami usług zaufania (takimi jak InfoCert, SimplySign czy mSzafir), Autenti umożliwia uzyskanie certyfikatu w pełni zdalnie.

Jak wdrożyć podpis elektroniczny w 4 krokach

1. Wybór metod podpisywania – określ, które procesy wymagają podpisu kwalifikowanego (np. Zarząd, HR Manager, Główna Księgowa), a gdzie wystarczy standardowy e-podpis (pracownicy, obieg wewnętrzny).
2. Weryfikacja tożsamości (Broker ID) – aby wyrobić certyfikat kwalifikowany, użytkownik musi potwierdzić swoją tożsamość. Autenti, w ramach usługi Broker ID, umożliwia weryfikację w pełni zdalną – np. poprzez wideoweryfikację, e-dowód osobisty lub bankowość elektroniczną.
3. Integracja z systemami – API Autenti pozwala na połączenie platformy z systemami ERP (np. SAP, Enova) oraz kadrowo-płacowymi, co automatyzuje wysyłkę dokumentów do podpisu.
4. Edukacja i procedury – przeszkol zespół z zasad bezpieczeństwa cyfrowego i ustal procedury obiegu dokumentów, aby w pełni wykorzystać potencjał paperless.

Przykłady z życia firm

• Zamykanie roku finansowego – Główna Księgowa i Zarząd podpisują sprawozdanie finansowe w różnych lokalizacjach, w ciągu kilku minut, dotrzymując terminów KRS.
• Zatrudnienie specjalisty IT – firma z Warszawy zatrudnia programistę z Wrocławia. Umowa o pracę (podpisana przez firmę kwalifikowanym podpisem) oraz umowa o poufności zostają zawarte w 100% zdalnie w ciągu jednego dnia.
• Obieg faktur kosztowych – faktury są akceptowane przez managerów w aplikacji mobilnej (standardowy e-podpis), a następnie archiwizowane cyfrowo, co eliminuje konieczność drukowania i segregatorów.

Podsumowanie

Wdrożenie platformy Autenti to nie tylko oszczędność papieru, ale przede wszystkim bezpieczeństwo prawne i przyspieszenie procesów biznesowych. Dzięki połączeniu podpisu kwalifikowanego (dla dokumentów strategicznych) i standardowego (dla spraw codziennych), Twoja firma zyska elastyczność niezbędną w nowoczesnej gospodarce.

Artykuł sponsorowany