Archiwista zakładowy w 2026: kto musi go zatrudniać, jakie daje kwalifikacje i jak nim zostać

Kto musi prowadzić archiwum zakładowe?

Obowiązek prowadzenia archiwum zakładowego dotyczy państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. Jednostki wytwarzające wyłącznie dokumentację niearchiwalną prowadzą składnice akt. Przepisy określają obowiązki związane z zarządzaniem dokumentacją, natomiast nie wymagają w każdym przypadku utworzenia osobnego etatu archiwisty. Obsługa archiwum musi jednak zostać powierzona osobie przygotowanej do wykonywania tych zadań.

Zakres pracy jest szeroki i wymaga znajomości procedur. Archiwista odpowiada między innymi za:

• przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych,
• prowadzenie ewidencji i spisów zdawczo-odbiorczych,
• właściwe przechowywanie oraz zabezpieczanie akt,
• udostępnianie dokumentacji uprawnionym osobom,
• przygotowanie dokumentacji do brakowania,
• przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego.

Błędy w kwalifikowaniu akt, prowadzeniu ewidencji lub określaniu okresów przechowywania mogą utrudnić pracę całej jednostki i spowodować problemy podczas kontroli archiwalnej.

Jakie kwalifikacje powinien mieć archiwista zakładowy?

W praktyce liczy się znajomość przepisów i umiejętność stosowania ich w codziennej pracy. Archiwa Państwowe wskazują, że osoba zajmująca się archiwum zakładowym powinna posiadać co najmniej wykształcenie średnie oraz ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia.

Przydatna jest wiedza dotycząca kwalifikacji archiwalnej dokumentacji, symboli klasyfikacyjnych, kategorii archiwalnych, brakowania akt, sporządzania spisów i przygotowywania materiałów do przekazania. Znaczenie ma też znajomość zasad nadzoru archiwalnego oraz obowiązującej w jednostce instrukcji kancelaryjnej. Certyfikat ukończenia szkolenia stanowi potwierdzenie zdobytych kompetencji i może być ważnym dokumentem podczas rekrutacji lub powierzania pracownikowi nowych obowiązków.

Jak zostać archiwistą zakładowym w 2026 roku?

Dobrym sposobem przygotowania do tej pracy jest kurs archiwisty w Pełni Wiedzy. Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia obejmuje 24 godziny dydaktyczne realizowane w ciągu trzech dni. Program dotyczy zagadnień potrzebnych przy prowadzeniu archiwum zakładowego i pracy z dokumentacją.

Szkolenie kończy się egzaminem sprawdzającym wiedzę uczestnika. Po jego ukończeniu otrzymuje on certyfikat potwierdzający zdobyte kompetencje. Taka forma przygotowania jest szczególnie przydatna dla pracowników administracji, sekretariatów, działów kadr oraz osób, którym powierzono prowadzenie archiwum lub składnicy akt.

Jeśli chcesz zdobyć przygotowanie do pracy archiwisty zakładowego i uporządkować wiedzę wymaganą przy obsłudze dokumentacji, sprawdź szkolenia Pełni Wiedzy i wybierz kurs odpowiadający zakresowi Twoich przyszłych obowiązków.

artykuł sponsorowany