KK24
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to oficjalna platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur drogą elektroniczną. System działa w oparciu o tzw. faktury ustrukturyzowane w formacie XML, czyli dokumenty zapisane według jednolitego wzoru obowiązującego wszystkie firmy.
Faktura wystawiona w KSeF ma taką samą moc prawną jak dokument papierowy czy tradycyjna e-faktura stosowana w obrocie gospodarczym. Każdy dokument otrzymuje automatycznie unikalny numer identyfikacyjny (numer KSeF), który pozwala łatwo ją odszukać i zweryfikować.
Wszystkie faktury są przechowywane w systemie przez 10 lat, co zapewnia ich autentyczność i integralność. KSeF działa praktycznie w czasie rzeczywistym – faktury są przyjmowane, weryfikowane i udostępniane natychmiast po wystawieniu, co znacząco usprawnia proces obiegu dokumentów.
Kogo obejmie obowiązek korzystania z KSeF?
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto. Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 roku, system stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych firm – niezależnie od ich wielkości, formy prawnej czy branży.
Warto podkreślić, że termin 1 kwietnia dotyczy wyłącznie wystawiania faktur w systemie. Obowiązek odbierania faktur przez KSeF wejdzie w życie wcześniej – już 1 lutego 2026 roku – i obejmie wszystkich przedsiębiorców, z wyjątkiem przypadków określonych ustawowo.
Z Krajowego Systemu e-Faktur będą korzystać zarówno czynni podatnicy VAT, jak i przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, a także podatnicy zarejestrowani w Polsce w ramach unijnej procedury OSS, którzy posiadają polski numer NIP.
Wiedza to podstawa
Przejście na obowiązkowe e-fakturowanie wymaga nie tylko sprawności technicznej, ale też zrozumienia, jak działa cały system. Specjaliści powinni znać strukturę e-faktury, umieć zarządzać uprawnieniami użytkowników, pracować w trybie awaryjnym i offline, a także rozumieć kwestie odpowiedzialności podatkowej związanej z dokumentami elektronicznymi.
Dlatego warto postawić na profesjonalne przygotowanie, które pozwoli swobodnie poruszać się w nowym środowisku. Szkolenie KSeF online , oferowane przez Krajową Izbę Księgowych kompleksowo przygotowuje do pracy z platformą. Program obejmuje wprowadzenie do cyfrowej transformacji w fakturowaniu, obsługę Krajowego Systemu e-Faktur, zarządzanie dokumentami elektronicznymi, zabezpieczanie dostępu do danych oraz integrację systemów finansowo-księgowych z platformą.
Gdzie szukać odpowiedzi na pytania?
Jeśli masz wątpliwości dotyczące działania KSeF, zajrzyj na portal kik.edu.pl, gdzie znajdziesz rozbudowaną bazę wiedzy z odpowiedziami na najczęściej pojawiające się pytania. W artykule pt. co to jest KSeF wyjaśniono m.in. kwestie rejestracji w systemie, generowania tokenów, nadawania uprawnień oraz postępowania w sytuacjach awaryjnych.
Krajowa Izba Księgowych znajduje się w rejestrze instytucji szkoleniowych Urzędu Pracy, dzięki czemu osoby bezrobotne mogą ubiegać się o dofinansowanie kosztów kursu.
Szczegółowe informacje o szkoleniu i zapisach znajdziesz na kik.edu.pl.
Artykuł sponsorowany
